CHE COS’E’ IL WHISTLEBLOWING 

QUANDO E COME SI POSSONO SEGNALARE VIOLAZIONI DELLE DISPOSIZIONI NORMATIVE AI SENSI DEL DECRETO LEGISLATIVO 10 MARZO 2023, n. 24

1. PREMESSA 

Il 30 marzo 2023 è entrato in vigore il decreto legislativo del 10 marzo 2023, n. 24 che ha recepito nel nostro ordinamento la direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea di cui siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica (cd. Direttiva Whistleblowing).

Di seguito viene esposta la procedura, precisando i relativi schemi attuativi, da seguire per la segnalazione di presunte irregolarità e presunti atti illeciti che non siano catturati dai presidi di controllo in essere, in modo che l’organizzazione possa intervenire immediatamente. In tale prospettiva, l’obiettivo è quello di fornire chiare informazioni operative relativamente a oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni, senza timori di ritorsioni, nonché sulle forme di tutela che vengono offerte a chi segnala secondo quanto prescritto dal d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, assicurandogli una protezione effettiva ed efficace che, gli eviti un’esposizione a misure discriminatorie e a forme di ritorsione.

2. DESTINATARI 

La procedura si applica alla più ampia categoria dei soggetti segnalanti ( di seguito anche “whistleblower”):

• addetti al Fondo Pensione ( di seguito anche “Fondo”);
• lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti, che svolgono o potrebbero prestare attività presso il Fondo, anche a titolo gratuito;
• lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti fornitori o partner pubblici o privati, che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore o per conto del Fondo;
• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, rappresentanza presso il Fondo (ad esempio, nel Consiglio di Amministrazione, nel Collegio Sindacale etc.).

Si applica dunque a tutta l’Organizzazione, laddove venga rilevata o vi sia il dubbio in merito alla commissione di violazioni, illeciti civili, penali, amministrativi e dei reati previsti dal D.Lgs. 231/01.

La tutela del whistleblower si applica anche quando la segnalazione avvenga nei seguenti casi:

• il rapporto giuridico con il Fondo non sia ancora iniziato;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico con il Fondo se le violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

3. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE 

Sono prese in esame e trattate unicamente le segnalazioni rilevanti, ossia le denunce di comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico, l’integrità dell’Amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui si sia venuti a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato e che consistono in:

• violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Pubblica Amministrazione, inclusi gli illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• violazioni del Modello di Organizzazione e Gestione adottato dal Fondo ai sensi del Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
• violazioni del Codice Etico adottato dal Fondo; 
• violazioni che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea con riferimento a specifici settori (tra cui servizi finanziari, protezione dei dati, sicurezza delle reti e dei sistemi informatici);
• violazioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
• violazioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni in materia di corruzione e di aiuti di Stato.

 A titolo di esempio, non esaustivo, possono essere oggetto di segnalazione:

• Gravi negligenze procedurali e finanziarie, incluse quelle relative alla cattiva amministrazione;
• Appropriazione indebita di fondi;
• Truffa;
• Mancato rispetto di obblighi professionali;
• Condotta impropria o comportamento non etico;
• Pericolo per la salute e la sicurezza;
• Danni all’ambiente;
• Corruzione, anche semplicemente tentata
• Violazione delle politiche e delle procedure dell’Organizzazione;
• Comportamenti suscettibili di danneggiare la reputazione o le risorse del Fondo;
• Divulgazione non autorizzata di informazioni riservate;
• Molestie di qualsiasi natura, comprese quelle sessuali e il bullismo;
• Sfruttamento e abuso sessuale;
• Discriminazione;
• Azioni o attività condotte in violazione della disciplina sul trattamento dei dati personali al fine di colpire dolosamente il Fondo e/o persone che operino per il Fondo.

Non sono esaminate e trattate le segnalazioni che hanno ad oggetto le semplici doglianze di carattere personale del segnalante o le rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro, o che attengono a rapporti con il superiore gerarchico o colleghi, nonché quelle fondate su meri sospetti o voci. 

E’ parimenti esclusa la presa in carico di segnalazioni che contengono i reclami degli aderenti al Fondo, intendendosi come tali le comunicazioni scritte con le quali sono rappresentate presunte irregolarità, criticità o anomalie circa il funzionamento di una forma pensionistica complementare; gli aderenti che volessero sporgere reclamo, sono invitati a seguire le istruzioni presenti nella sezione “Reclami” del sito internet istituzionale. 

In tal caso, pertanto, il gestore delle segnalazioniinvia un messaggio standard di risposta al segnalante informandolo dell’esistenza di appositi canali per la presentazione di reclami. La segnalazione in questione verrà eliminata.

4. CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA

Il Fondo ha attivato un canale di segnalazione interno accessibile tramite portale informatico https://fondounicredit.speakup.report/whistleblowing e una applicazione accessibile da telefono, tramite App SpeakUp da scaricare da Play Store o da Google Play, che consentono di effettuare le segnalazioni del punto precedente con la garanzia di riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto e della relativa documentazione della segnalazione.

La gestione del canale di segnalazione è affidata all’Organismo di Vigilanza 231(di seguito “OdV”), cui viene notificata ogni nuova segnalazione tramite avviso automatico inviato dal canale di segnalazione.

L’Organismo di Vigilanza avvia un esame della segnalazione volto alla verifica della sussistenza di un profilo di illiceità rispetto alla normativa primaria e regolamentare, al Modello organizzativo ex d.lgs. 231/2001, al Codice Etico e ai regolamenti e alle procedure adottati dal Fondo

In caso di segnalazione a soggetto non autorizzato, quest’ultimo entro 7 giorni dovrà trasmettere la segnalazione all’OdV, nel rispetto delle garanzie di riservatezza e dandone contestuale comunicazione al segnalante.

Soltanto ove la segnalazione dovesse riguardare l’Organismo di Vigilanza 231, e salvo quanto successivamente esposto in merito alle segnalazioni all’ANAC, le segnalazioni andranno da recapitare, in forma cartacea, al Presidente del Collegio Sindacale presso la Direzione Generale del Fondo sita in Milano, V.le Liguria, 26 

Ove la segnalazione dovesse riguardare i componenti del Consiglio di Amministrazione, l’OdV relazionerà tempestivamente il Collegio Sindacale e la Funzione di Revisione Interna.

5. FORMA E CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI 
Il whistleblower può effettuare la segnalazione:

1. in forma scritta:

• mediante il portale informatico SpeakUp  https://fondounicredit.speakup.report/whistleblowing 

• solo nel caso di una segnalazione che riguardi uno o più membri dell’OdV, a mezzo posta in triplice busta chiusa da recapitare presso la Direzione Generale del Fondo in Viale Liguria 26 in Milano, al Presidente del Collegio Sindacale in una busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata/personale”.

2. in forma orale:

• mediante la applicazione informatica SpeakUp ; il messaggio audio verrà trascritto dal fornitore della piattaforma e inoltrato al gestore della segnalazione;

• mediante un incontro diretto con l’OdV, da richiedere tramite portale informatico SpeakUp.

Il segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi utili a consentire all’OdV di procedere alle dovute e appropriate verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. 

A tal fine, la segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:

• generalità del soggetto che effettua la segnalazione con indicazione eventualmente della posizione o funzione svolta nell’ambito del Fondo;
• la chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
• se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto di segnalazione; 
• se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti oggetto di segnalazione;
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Sono ammesse le segnalazioni anonime; queste verranno prese in considerazione solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato.

6. GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE 
L’OdV, alla ricezione della segnalazione, è tenuto a:

1. rilasciare alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione;
2. chiedere alla persona segnalante, se necessario, integrazioni;
3. dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
4. fornire riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate all’OdV (o al Presidente del Collegio Sindacale, qualora la segnalazione riguardi un componente dell’OdV) che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati, avvalendosi, se del caso, di soggetti interni al Fondo o esterni all’organizzazione, e potendo disporre all’uopo delle necessarie risorse finanziarie.

Qualora all’esito della verifica la segnalazione risulti fondata l’OdV, in relazione alla natura della violazione, provvederà:

– a comunicare l’esito dell’accertamento al Presidente del Consiglio di Amministrazione o, qualora quest’ultimo sia coinvolto, al Direttore, affinché provvedano all’adozione dei provvedimenti gestionali di competenza;

– ad adottare eventuali ulteriori azioni che nel caso concreto si rendano necessarie a tutela del Fondo; 

– a presentare denuncia all’autorità giudiziaria competente, quando ne ricorrano i presupposti o le condizioni.

7. CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNO 

La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione, ricorra una delle seguenti condizioni:

1. il canale di segnalazione interna, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alla normativa;
2. ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
3. ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
4. ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

La segnalazione esterna va presentata all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), che attiva un canale di segnalazione esterna che garantisca, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione nonché del contenuto e della relativa documentazione della segnalazione.

Le segnalazioni esterne sono effettuate in forma scritta tramite piattaforma informatica oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messagistica vocale messi a disposizioni dall’ANAC, ovvero, su richiesta, mediante un incontro diretto.

8. DIVULGAZIONI PUBBLICHE 

Come extrema ratio il segnalante potrà divulgare pubblicamente la violazione e beneficerà delle medesime misure di protezione accordate per l’utilizzo del canale interno/esterno, solo qualora:

5. abbia previamente effettuato una segnalazione interna o esterna senza aver ricevuto riscontro nei termini previsti;
6. abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
7. abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

9. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE 

Per garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, l’OdV assicura che le segnalazioni pervenute e la relativa documentazione siano conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con l’OdV, quest’ultimo, previo consenso della persona segnalante, provvede alla sua documentazione  mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.

10. TUTELA DEL SEGNALANTE 

A tutela del Segnalante, il Fondo adotta le seguenti misure:

A) Obblighi di riservatezza sull’identità del segnalante e sottrazione al diritto di accesso della segnalazione

Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (ad es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del whistleblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione.

Pertanto, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

La violazione dell’obbligo di riservatezza da parte degli addetti del Fondo è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.

Per quanto concerne il procedimento disciplinare, l’identità del segnalante può essere rivelata solo nei casi in cui:

1. vi sia il consenso espresso del segnalante;
2. la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato.

La segnalazione del whistleblower è, inoltre sottratta al diritto di accesso agli atti amministrativi previsto dagli artt. 22 e seguenti della legge 241/1990. La segnalazione non può, pertanto, essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti, ricadendo nell’ambito delle ipotesi di esclusione di cui all’art. 24, comma 1, lett. a), della l. n. 241/90 s.m.i.

B) Divieto di discriminazione nei confronti del whistleblower

Nei confronti del segnalante che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

Le tutele antidiscriminatorie si applicano se al momento della segnalazione la persona segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere, rientrassero nell’ambito oggettivo ed è stata rispettata la procedura definita dal Decreto. Irrilevanti sono i motivi sottesi alla segnalazione.

È posto a carico di chi ha compiuto l’atto o il comportamento l’onere di dimostrare che condotte ed atti erano stati motivati da ragioni estranee alla segnalazione o divulgazione o denuncia.

Per misure discriminatorie si intendono, ad es., il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; la mancata promozione; il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro; la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; le note di merito negative o le referenze negative; l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria; la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo; la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole; il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine; i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro; la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; l’annullamento di una licenza o di un permesso; la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Il segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito deve fornire notizia dell’avvenuta discriminazione all’ANAC, che provvederà ad avviare l’attività istruttoria, a segnalare le fattispecie di competenza agli organismi e ad applicare le sanzioni previste.

11. RESPONSABILITA’ DEL WHISTLEBLOWER

Resta valida la responsabilità penale e disciplinare del whistleblower nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.

Sono, altresì, fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.

12. TUTELA DELLE INFORMAZIONI E RISERVATEZZA 

I dati personali, comuni ed eventualmente particolari contenuti nella segnalazione, incluse quelle relative alla identità del segnalante o di altri individui, verranno trattate nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali. 

È stata adottata una specifica informativa sul trattamento dati personale in materia di whistleblowing, che è pubblicata sul sito web del Fondo nella sezione Whistleblowing (https://www.fpunicredit.eu/informativa-ai-sensi-dellart-13-gdpr/).

13. CLAUSOLA DI RINVIO 

La presente procedura ed il canale di segnalazione saranno oggetto di revisione periodica per garantire il costante allineamento alla normativa di riferimento, nonché in funzione dell’operatività e della esperienza maturata. 

Per tutto quanto non espressamente previsto nella presente informativa si rimanda al D. Lgs n. 24/2023, alle indicazioni fornite da ANAC in materia con le Linee Guida del 12 luglio 2023 e alla normativa vigente.